Полезное » Практика » Возмещать ли командировочные расходы, если задание не выполнено?

Возмещать ли командировочные расходы, если задание не выполнено?

Случаи, когда задание по командировке может быть не выполнено по объективным причинам, вполне возможны. Рассмотрим одну из таких практических ситуаций, возникших у автотранспортной организации.

 

Ситуация

Водитель был командирован из г.Минска в г.Рязань для доставки груза. Водитель загрузился в Минске 16 января и в этот же день выехал из Минска. В районе г.Орши автомобиль сломался. Водитель пытался собственными силами произвести ремонт автомобиля, однако в дорожных условиях это оказалось невозможным.

Из организации 17 января к месту нахождения сломавшегося автомобиля были отправлены 2 других автомобиля:

• один - для перегрузки в него из сломавшегося автомобиля и доставки груза в г.Рязань;

• второй - для буксировки сломавшегося автомобиля в Минск.

18 января сломавшийся автомобиль был доставлен в Минск.

В командировочном удостоверении водителя сломавшегося автомобиля стоят отметки о выезде в командировку и о возвращении. Отметки о прибытии и убытии с места командирования, естественно, нет.

У водителя автомобиля, который направлялся для буксировки сломанного автомобиля в Минск, также отсутствует отметка о прибытии в пункт командирования и убытии из места командирования.

У водителей имеются путевые листы с отметками о пробеге машины за время командировки.

На сломанный автомобиль составлен дефектный акт и выполнен ремонт машины.

В сложившейся ситуации у организации возникли следующие вопросы:

1. Можно ли считать поездку, при которой отсутствуют отметки о времени прибытия и убытия с пункта назначения, командировкой?

2. Нужно ли выплачивать водителю сломавшегося автомобиля суточные и расходы по найму жилого помещения, если задание по командировке им фактически не выполнено?

3. Если нужно оплачивать суточные и расходы по найму жилого помещения, то можно ли их учесть при налогообложении прибыли?

4. Как отразить понесенные расходы по таким командировкам в бухгалтерском учете?

Поездка работника по заданию руководителя в другую местность является командировкой

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Такое определение командировки приведено в ст.91 Трудового кодекса РБ (далее - ТК РБ).

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Направление работников в служебную командировку должно быть оформлено распоряжением или приказом нанимателя. Кроме того, работнику должно быть выдано командировочное удостоверение установленной формы (ст.93 ТК РБ).

Форма командировочного удостоверения при служебных командировках на территории Республики Беларусь приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35).

Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115), форма командировочного удостоверения не утверждена.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне выбытия из места постоянного пребывания и дне возвращения к месту постоянного пребывания.

Днем выбытия в служебную командировку для водителей, командируемых на автотранспорте нанимателя, считается день выезда транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Такие нормы предусмотрены ст.94 ТК РБ.

Поэтому в рассматриваемой ситуации поездка водителя сломавшегося автомобиля на основании приказа нанимателя является командировкой.

Аналогично и для водителя, который был направлен для буксировки сломавшейся машины в Минск. Его поездка к месту нахождения сломанного автомобиля также является командировкой.

Обоим водителям командировочные расходы необходимо возместить

Гарантии и компенсации при служебных командировках установлены ст.95 ТК РБ.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.

Порядок возмещения расходов при служебных командировках на территории Республики Беларусь установлен Инструкцией № 35, при командировках за границу - Инструкцией № 115.

Размеры командировочных расходов установлены:

• при командировках на территории Республики Беларусь - постановлением Минфина РБ от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - постановление № 107);

• при командировках за границу - постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

Справочно

Постановлением № 107 установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• суточные - 44 000 руб. за каждый день командировки;

• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - 22 000 руб.;

• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 13 000 руб. в сутки.

Исходя из норм ст.95 ТК РБ обоим водителям командировочные расходы необходимо возместить за фактическое время нахождения в командировке. Первому водителю расходы возмещаются за 16-18 февраля, второму - за 17-18 февраля.

Возмещение суточных

За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов командированному работнику возмещаются суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные выплачиваются как за время пребывания в пути, так и за время пребывания в месте служебной командировки.

Поэтому водителю сломанного автомобиля, который был направлен в командировку, следует выплатить суточные за все дни с момента его убытия и по день возвращения из командировки включительно.

При этом тот факт, что задание по командировке по независящим от работника причинам не выполнено, не дает права организации не выплачивать работнику командировочные расходы.

Второму водителю суточные также должны быть выплачены.

Поскольку водитель сломавшегося автомобиля был направлен в служебную командировку за пределы Республики Беларусь, то при выплате ему суточных необходимо учитывать нормы п.22 Инструкции № 115.

Согласно п.22 Инструкции № 115 возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.

Поскольку водитель не выехал за пределы Республики Беларусь, то суточные ему необходимо выплачивать по нормам, установленным постановлением № 107.

Возмещение расходов по найму жилого помещения

Поскольку в рассматриваемой ситуации расходы по найму жилого помещения могли быть понесены водителями на территории Республики Беларусь, то при их возмещении необходимо руководствоваться Инструкцией № 35.

Расходы по найму жилого помещения командированному работнику согласно Инструкции № 35 возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещать расходы за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается только с разрешения нанимателя с учетом характера задания, которое поручено выполнять работнику.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, входящих в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы следует возмещать на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Расходы по найму жилого помещения без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются в размерах, установленных постановлением № 107.

При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

Графики движения водителей должны составляться с соблюдением требований, установленных Положением о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденным постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010 № 82.

Поэтому если командированным водителем представлены документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, то оплату следует производить на основе представленных документов.

Если документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, не представлены, то оплату следует производить за количество суток, определяемых исходя из графика движения водителя и норм, установленных постановлением № 107.

Командированный работник должен представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах денежных средств

Командированный работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебной командировкой, обязан представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах в порядке и сроки, установленные п.32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107), а также возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Справочно

В соответствии с п.32 Инструкции № 107 лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных п.1 части второй ст.107 ТК РБ (если произведено удержание задолженности по командировочным расходам из заработной платы).

Лица, получившие денежные средства под отчет на предстоящие расходы с использованием корпоративных карточек, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

В отчете водителя должны быть указаны произведенные расходы по найму жилого помещения и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К отчету в общем порядке должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Расходы на командировку, по которой не выполнено задание, можно включить во внереализационные расходы, учитываемые при налогообложении прибыли

Состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, регулируется ст.130 Налогового кодекса РБ (далее - НК РБ).

Статьей 130 НК РБ установлено, что затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, - это стоимостная оценка использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, стоимость которых отражена в бухгалтерском учете.

Также при налогообложении прибыли учитываются внереализационные расходы организации, состав которых определен ст.129 НК РБ.

В ст.129 НК РБ не поименованы расходы на командировки, задание по которым не выполнено. Подпунктом 3.27 п.3 ст.129 НК РБ установлено, что во внереализационные расходы включаются другие расходы, потери, убытки, произведенные плательщиком для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Статьей 131 НК РБ определены затраты, которые при налогообложении прибыли не учитываются.

Так, в частности, согласно подп.1.6 п.1 ст.131 НК РБ при налогообложении не учитываются расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК РБ.

В рассматриваемой ситуации не стоит вопрос о выплате командировочных расходов водителю сверх норм, а только о возможности их выплаты вообще в связи с невыполнением задания по командировке. Поэтому если командировочные расходы будут выплачены в порядке, установленном ТК РБ и Инструкцией № 35, то у организации есть все основания учитывать их при налогообложении прибыли.

На сегодняшний день отсутствует утвержденный на законодательном уровне документ, который бы регламентировал состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг). В настоящее время организации самостоятельно определяют состав затрат, которые они включают в себестоимость.

Вместе с тем полагаем, что будет более обосновано отражать расходы по командировкам, по которым по объективным причинам не выполнено задание, в составе внереализационных расходов.

___________________________________

Совет

В рассматриваемой ситуации в командировочном удостоверении водителей не будет отметок о дне прибытия и дне убытия из места командирования. Однако косвенным подтверждением того, что первый водитель не смог по независящим от него причинам прибыть к месту командирования, будет являться задание по командировке для водителя, который бы направлен для буксировки автомобиля с места его поломки в организации, а также дефектный акт, составленный для осуществления ремонта автомобиля. Для второго водителя подтверждением нахождения его в командировке будет являться выполнение задания по буксировке автомобиля в Минск;

Совет

В рассматриваемой ситуации водителем сломавшегося автомобиля может быть составлена объяснительная записка о причине невыполнения задания по командировке.

 

У вас недостаточно прав для добавления комментариев.Вам необходимо зарегистрироваться на сайте.

Любое использование материалов возможно только с указанием активной ссылки на сайт
2006-2017 © Auto-cargo.com