Двухсменная работа транспортного средства: заполнение путевых листов и учет горюче-смазочных материалов

В каждой транспортной организации существуют свои особенности в структуре, организации перевозок, видах перевозок и т.д. При этом многие транспортные организации работают в две смены.

У таких транспортных организаций наиболее часто возникают следующие вопросы:

• как заполнять путевой лист на транспортное средство, работающее в две смены?

• кто должен заполнять путевой лист?

• как следует учитывать остаток топлива при двухсменной работе автомобиля: на конец каждой смены или в целом за день на транспортное средство?

Путевые листы должны заполняться лицами, уполномоченными руководителем организации

Пунктом 2 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138 (далее - Инструкция № 138), установлено, что все необходимые сведения в путевом листе заполняют уполномоченные автомобильным перевозчиком лица.

В связи со сказанным в организации следует назначить лиц, ответственных за заполнение тех или иных разделов путевого листа (например, такая обязанность может быть закреплена в должностной инструкции работника). Перечень этих лиц зависит от структуры организации.

В крупных организациях выписку путевых листов может осуществлять диспетчер или инженер по перевозкам. В тех организациях, где диспетчерская служба отсутствует, выписывать путевые листы могут механик или лицо, ответственное за работу автомобильного транспорта.

Определенные разделы путевого листа заполняет непосредственно водитель автомобиля.

Так, данные об автомобиле, водителе, задании водителю могут оформляться диспетчером. Сведения об исправности автомобиля и разрешение на выезд должен отразить в путевом листе сотрудник, отвечающий за работу транспорта, к примеру, механик. Данные о показаниях спидометра может записать в путевом листе водитель, а механик - проверить их. Данные о заправке топливом также может заполнять водитель.

Инструкцией № 138 установлено, что реквизиты, по которым информация отсутствует, могут не заполняться. В путевой лист допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией № 138.

Таким образом, в каждой организации могут иметь место свои особенности заполнения путевых листов.

Путевой лист - первичный учетный документ

Первичным учетным документом, в котором отражается движение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) в период работы транспортного средства, является путевой лист.

Согласно Инструкции № 138 путевой лист предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.

Путевой лист в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

• период действия путевого листа;

• наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) (штамп (печать) перевозчика));

• марку и регистрационный знак автомобиля;

• данные о водителе, отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

• отметки о техническом состоянии автомобиля;

• данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;

• данные о движении топливно-смазочных материалов;

• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

• иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

Путевой лист оформляется водителю на один рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист оформляется только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (п.5 Инструкции № 138).

Самой формой путевого листа предусмотрено, что остаток топливно-смазочных материалов выводится и при выезде и при возвращении автомобиля.

Однако каким образом это следует производить, законодательством не установлено.

Не определен законодательством и порядок выписки путевых листов при двухсменной работе транспортного средства: путевой лист следует выписывать на транспортное средство на весь день работы или на каждого водителя.

По мнению автора, если на автомобиле работает одновременно два водителя (например, при международных перевозках, либо работают водитель и стажер), то выписывается один путевой лист на транспортное средство и в путевой лист вписываются два водителя. В путевом листе делается отметка о прохождении медосмотра обоими водителями. Эти водители несут солидарную ответственность за расход ГСМ.

Оформление путевых листов при двухсменной работе транспортного средства

Если при двухсменной работе транспортного средства по окончании смены транспортное средство возвращается в парк, то путевые листы выписываются на каждого водителя отдельно (либо возможен вариант, когда в один путевой лист вписываются оба водителя). При этом для контроля за расходованием топлива каждым водителем в отдельности каждый водитель сдает машину сменщику с полным баком автомобильного топлива.

При смене водителей вне автопарка не следует забывать, что водитель, приступающий к работе во вторую смену, обязан пройти медосмотр.

В тех случаях, когда транспортное средство ввиду условий его работы по окончании смены одного из водителей в парк не возвращается, но водитель, приступающий к работе во вторую смену, является в свою организацию для прохождения медосмотра, то путевой лист можно выписать непосредственно на этого водителя. Но данные о показаниях спидометра и движении ГСМ водитель будет вписывать сам при приеме машины от сменщика.

При таких же условиях (транспортное средство по окончании смены одного из водителей в парк не возвращается) можно также выписывать один путевой лист на весь день.

При смене водителей в путевой лист вносятся данные о водителе, принимающем автомобиль для работы во вторую смену. Для контроля за расходованием топлива индивидуально каждым водителем машину также, если есть возможность, можно передавать сменщику с полным баком топлива. Если такой возможности нет, то целесообразно, как уже было сказано, установить солидарную материальную ответственность водителей за расход ГСМ.

Внимание!

Инструкция о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов) утверждена постановлением Минздрава РБ от 03.12.2002 № 84 (в редакции постановления от 08.09.2010 № 122) (далее - Инструкция № 84).

Пунктом 8 Инструкции № 84 установлено, что в случае принятия медицинским работником решения о допуске к работе (о возможности продолжения работы) водителя в путевом листе ставится отметка о допуске к работе (о возможности продолжения работы) и подпись медицинского работника, проводившего предрейсовое обследование.

Каждый случай предрейсового обследования (сведения о водителе, результаты предрейсового обследования и решение, принятое по его результатам) фиксируется и удостоверяется подписью медицинского работника, проводившего предрейсовое обследование, в журнале по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 84. Такой журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью (п.9 Инструкции № 84).

Однако Инструкция № 84 не оговаривает порядок оформления результата медосмотра, если у водителя, заступающего в работу во вторую смену непосредственно на маршруте работы транспортного средства, нет путевого листа. В такой ситуации отметку о прохождении медосмотра и его состоянии здоровья можно оформить, к примеру, медицинской справкой.

Итак, ввиду разных условий работы транспортных организаций порядок оформления путевых листов и учета ГСМ может отличаться, поэтому каждая организация должна принять во внимание специфику своей деятельности и самостоятельно разработать, а затем утвердить порядок оформления путевых листов и учета ГСМ.

Ольга Яковенко, экономист