Учет пробега автомобиля: по спидометру или системе GPS навигации?

Ситуация

Директор организации издал приказ о том, чтобы бухгалтерия для целей бухгалтерского и налогового учета списания автомобильного топлива в расчет принимала показания систем GPS-навигации.

Вправе ли бухгалтерия принимать в расчет километраж, указанный системой GPS-навигации?

Сразу следует сказать, что:

• списание топлива необходимо вести по фактическому расходу;

• для контроля за количеством израсходованного топлива учет пробега автомобиля необходимо вести по спидометру.

Обоснуем данный ответ.

Списание топлива производится на основании первичного учетного документа

Подпунктом 1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Путевой лист предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.

Путевой лист является также первичным учетным документом для списания топлива и контроля за количеством израсходованного топлива.

Инструкция о порядке оформления транспортных документов утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138.

Согласно п.4 названной Инструкции путевой лист должен содержать следующие сведения:

• период действия путевого листа;

• наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика);

• марку и регистрационный знак автомобиля;

• данные о водителе;

• отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

• отметки о техническом состоянии автомобиля;

• данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;

• данные о движении топливно-смазочных материалов;

• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

• штамп (печать) перевозчика;

• иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

Графа путевого листа «Показания спидометра» используется для определения и фиксации пробега автомобиля и контроля за списанием топлива. При этом графы путевого листа, в которых отражаются показания спидометра, обязательны для заполнения. Следовательно, отсутствие показателей спидометра или указание иных данных и (или) иной системы учета в первичном учетном документе, которым является путевой лист, свидетельствует об отсутствии учета пробега автомобиля для списания израсходованных горюче-смазочных материалов, вследствие чего их списание на себестоимость неправомерно.

Списание топлива в состав затрат производится в пределах установленных норм

Списание топлива следует производить не по установленным нормам, а по фактическому его расходу.

При этом расход топлива в пределах установленных норм расхода списывается на себестоимость и включается в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли, а фактический расход топлива, превышающий расход, рассчитанный по установленным нормам, - списывается за счет виновных лиц либо за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Фактический расход топлива устанавливается путем ведения учета отпуска (заправки) топлива и проведения систематических замеров остатков топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Контроль за обоснованностью расхода топлива производится исходя из пробега автомобилей согласно путевым листам и установленным в организации нормам расхода топлива.

При установлении норм расхода топлива следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141 (далее - Инструкция № 141).

При установлении норм расхода топлива используются линейные нормы расхода, утвержденные постановлениями Министерства транспорта и коммуникаций РБ для соответствующего вида автомобильной техники.

Нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.

Для автомобилей, работающих на бензине, дизельном топливе или сжиженном углеводородном газе, линейные нормы расхода топлива установлены в литрах на 100 км пробега (л/100 км).

Следовательно, норма расхода топлива также устанавливается для пробега автомобиля, рассчитываемого исходя из показаний спидометра.

Налоговый учет расходов на топливо

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 Налогового кодекса РБ).

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета).

Следовательно, стоимость автомобильного топлива, израсходованного при эксплуатации автомобилей при производстве и реализации товаров (работ, услуг), отраженная в бухгалтерском учете, включается в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Вместе с тем при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 Налогового кодекса РБ). Установленное требование распространяется в т.ч. на топливо для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования.

Аналогичная позиция изложена в письме МНС РБ от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль».

Таким образом, отсутствие норм расхода топлива или их утверждение в нарушение порядка, установленного Инструкцией № 141, а также недостоверный учет пробега автомобиля могут рассматриваться контролирующими органами как отсутствие надлежащего порядка учета израсходованных горюче-смазочных материалов для целей налогового учета. Как следствие, делается вывод о неправомерном включении расходов на автомобильное топливо в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Татьяна Сукристик, аудитор