Заграничные командировки в Россию, расчет командировочных (практические ситуации)

При расчете сумм возмещения суточных обращайте внимание на дату пересечения границы

Возмещение суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки пассажиров, следует произвести:

• за 20 и 22 января - в белорусских рублях по нормам, установленным Министерством финансов РБ для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (44 000 руб.);

• за 21 января - в иностранной валюте по нормам, определенным Министерством финансов РБ для Российской Федерации (30 долл. США).

Такой порядок объясняется тем, что возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей надо производить на основании приказа и задания нанимателя в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п.22 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87 (далее - Инструкция № 115, постановление № 87)).

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Беларуси либо после дня прибытия в республику суточные за это время выплачивайте в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

Как подтвердить дату пересечения границы?

Возмещение командированному работнику расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточных) должно быть произведено, если:

• при направлении в Российскую Федерацию пересечение границы произошло 6 февраля, то за 6 и 7 февраля - в иностранной валюте по нормам, установленным Министерством финансов РБ для Российской Федерации (30 долл. США);

• при направлении в Российскую Федерацию пересечение границы произошло 7 февраля, то за 6 февраля - в белорусских рублях по нормам, установленным Министерством финансов РБ для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (44 000 руб.), а за 7 февраля - в иностранной валюте по нормам, установленным Министерством финансов РБ для Российской Федерации (30 долл. США).

Возмещение работнику командировочных расходов, в т.ч. расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточных), производите на основании приказа и задания нанимателя, в которых должно быть указано время нахождения работника за границей (пп.2 и 4 Инструкции № 115).

Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения границы.

День пересечения границы определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в республику (п.23 Инструкции № 115).

С учетом норм Указа Президента РБ от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» полагаем, что основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, является отметка в паспорте.

В случае если при пересечении границ государств пограничные службы не делают соответствующие отметки в паспорте, то документами, подтверждающими время (день) пересечения границы для возмещения суточных в иностранной валюте, могут являться бланки путевых листов с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, данные, содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной «СМR» и в регистрационных листках тахографа (тахограмме). Указанные документы должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, как того требуют Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 970, а также иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов, дорожных и (или) таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.).

При отсутствии таких документов либо если на их основании невозможно точно определить время нахождения работника на территории одного из двух государств, время (день) пересечения границы работником организации, направленным в командировку, может быть определено на основании задания, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника. Маршрут и график должны быть разработаны с учетом дальности расстояния, содержать время движения и отдыха работника и максимально быть приближены к его реальному перемещению.

Таким образом, для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь (первым днем по командировке, начиная с которого возмещение суточных будет производиться в иностранной валюте) и днем прибытия в Республику Беларусь (последним днем по командировке, за который возмещение суточных будет производиться в иностранной валюте) будут считаться дни пересечения границы.

Поскольку в приведенной ситуации работник выполнил установленное задание по командировке не 9 февраля, а на 2 дня раньше (7 февраля), то наниматель должен внести соответствующие изменения в локальные нормативные правовые акты (приказ, задание).

За 8 и 9 февраля работнику должна быть произведена выплата заработной платы по действующей в организации системе оплаты труда за рабочие дни по графику постоянного места работы.

Понесенные расходы в командировке могут быть возмещены и в белорусских рублях

Наниматель обязан до выезда в командировку выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, в т.ч. для возмещения расходов по найму жилого помещения и по проживанию вне места жительства (суточные) (п.8 Инструкции № 115). Если по уважительной причине по завершении расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате в Республике Беларусь работнику, командированному за границу, то она по решению нанимателя может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета (п.51 Инструкции № 115).

Следовательно, в случае отсутствия у организации валютного счета наниматель имеет право при командировании работника за границу производить ему выплату аванса и возмещать командировочные расходы (суточные и проживание) за 4 дня командировки в белорусских рублях.

Указанные расходы (суточные и проживание), рассчитанные исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством РБ, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115, включают в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (ст.130 Особенной части Налогового кодекса РБ; далее - НК).

При налогообложении не учитывают затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном Трудовым кодексом РБ (далее - ТК) (ст.131 НК).

Таким образом, учитывая, что расходы по приобретению работником в служебной командировке за границу технической литературы не предусмотрены нормами Инструкции № 115, их возмещение может быть произведено работнику по решению нанимателя за счет прибыли, оставшейся после налогообложения (в белорусских рублях).

Выходной день в командировке и возмещение расходов по проезду

Если работник, направленный в служебную командировку за границу в г.Москву, использовал в месте служебной командировки свои выходные дни (21 и 22 января) после ее окончания, то возмещение расходов по проезду обратно к постоянному месту работы не следует производить, поскольку приказом и заданием на командировку не предусмотрено нахождение работника организации в служебной командировке за границей в свои выходные дни (21 и 22 января) и проездной билет не будет соответствовать дате прибытия (21 января).

При этом наниматель может принять решение о возмещении командированному работнику расходов по проезду обратно к постоянному месту работы за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, на основании представленного проездного билета в оригинале.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику помимо иных расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (ст.95 ТК).

Возмещение командированному работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производите на основании приказа и задания нанимателя (в которых указывается время нахождения работника за границей) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, в т.ч. проездных билетов, соответствующих датам отправления и прибытия, в пределах норм, установленных законодательством (главы 1, 2 Инструкции № 115).

Важно!

При налогообложении не учитывайте затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (ст.131 НК).

Проверим свои расчеты по возмещению командировочных расходов

Таблица 1

Возмещение суточных водителю, осуществляющему международные автомобильные перевозки грузов, производите:

в случае 1 (при командировании до вступления в силу изменений и дополнений, внесенных в Инструкцию № 115 постановлением № 87):

• за 15, 16, 26 и 29 сентября - в белорусских рублях по нормам, установленным Министерством финансов РБ для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (22 000 руб.);

• 17-19 сентября - в иностранной валюте по нормам, определенным Министерством финансов РБ для Франции (45 евро);

• 20 сентября - в иностранной валюте по нормам, предусмотренным Министерством финансов РБ для Германии (40 евро);

• 21-25, 27-28 сентября 2011 г. - в иностранной валюте по нормам, установленным Министерством финансов РБ для Российской Федерации (20 долл. США);

в случае 2 (при командировании после вступления в силу изменений и дополнений, внесенных постановлением № 87):

• за 15, 16, 26 и 29 декабря - в белорусских рублях по нормам, определенным Министерством финансов РБ для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (44 000 руб.);

• 17-19 декабря - в иностранной валюте по нормам, установленным Министерством финансов РБ для Франции (45 евро);
• 20-25 декабря - в иностранной валюте по нормам, предусмотренным Министерством финансов РБ для Германии (40 евро);
• 27-28 декабря - в иностранной валюте по нормам, определенным Министерством финансов РБ для Российской Федерации (20 долл. США).

Напомним, что до 4 октября 2011 г. возмещение суточных производилось в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку. За время следования по территории Беларуси до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в республику суточные выплачивались в белорусских рублях по нормам, предусмотренным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь (п.22 Инструкции 115).

Постановлением № 87 были внесены соответствующие дополнения в п.22 Инструкции № 115.

Так, для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в республику в настоящее время считаются дни пересечения границы.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, командированным в несколько иностранных государств транзитом через Республику Беларусь, возмещение суточных при командировании следует производить:

• за время следования по территории государств - участников Содружества Независимых Государств - в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, установленным для государства - участника Содружества Независимых Государств, в которое работник направлен в командировку;

• за время следования по территории других иностранных государств - в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, предусмотренным для того государства, в которое работник направлен в командировку.

Если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из республики, то возмещение суточных производите в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл работник.

При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, в несколько иностранных государств возмещение суточных производите:

• за все время следования по территории иностранного государства (иностранных государств) с включением дня отъезда из Республики Беларусь до загрузки (разгрузки) - в иностранной валюте по нормам, определенным для того государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка);

• со дня отъезда из одного иностранного государства в другое государство для загрузки (разгрузки) - в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором будет осуществляться последующая загрузка (разгрузка);

• со дня отъезда из последнего иностранного государства, в котором производится загрузка (разгрузка), и включая день прибытия в Республику Беларусь, - в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется последняя загрузка (разгрузка).

Нормы оплаты командировочных расходов в разных странах 2012 год

Нормы оплаты командировочных расходов в разных странах 2013 год